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留学生や外国人を採用する時の7つの準備とは

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海外進出に伴い外国人を雇用したい。語学の得意な日本人の雇用が難しいので日本語が話せる留学生が欲しい、と考えている企業も多いのではないのでしょうか。

初めて外国人を採用する時には事前に7つの準備をする必要がありますので、確認してみてください。

1. 外国人を採用する前に在留資格について勉強をしよう

外国人を採用する前に入国管理法と労働基準法を勉強しましょう。
まず、外国人が就労するには在留資格を取得し、入国の際に認められた在留資格の期間、認められた範囲の業務を行うことができます。

在留資格には27種類ありますが、外国人が企業で就労できる資格は大きく分けて2つあります。

  1. 定められた範囲での就労が可能な在留資格(就労ビザ)
  2. 就労に制限がない在留資格(永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者)就労ビザにはさらに細かく活動範囲が決められており、ビジネスで使用するのは「人文知識・国際業」「技術」「技能」「企業内転勤」です。今回は採用時の話のため、企業内転勤については省きます。


<人文知識・国際業>

  • 文系の大学を卒業した者
  • 法律や経済、社会学の知識を必要とする企画や営業などの業務経験が一定の年数ある者
  • 外国の文化を基盤とする思考や感受性を必要とする通訳やデザイナー、広報、海外取引の業務経験が一定年数ある、または大学等を卒業してすぐに通訳、翻訳、語学指導に就く者


<技術>

  • 理系の大学を卒業した者
  • 理学、工学、自然科学の知識または技術を有するエンジニア、設計、技術開発の業務経験が一定年数ある者 


<技能>

  • 調理師、建築技術者、外国製品の製造・修理、宝石・貴金属・毛皮加工、動物の調教、石油・地熱掘削調査・パイロット、スポーツ指導者、ソムリエの9種の業務で一定の業務経験が有り熟練した技術を持つ者

2. 社内への周知

どのような目的で外国人を採用するのか明確にし、社員の理解を得ましょう。

初めて外国人を受け入れる際には皆不安なため「言葉が通じるのか」「ヒジャブをまとっている女性は安全上工場には入れられない」「クリスマス休暇を取得されると繁忙期の業務に支障が出る」等意見が出るかも知れません。しかし、多くは想像で言っていることがあります。

ヒジャブをまとっていても工場で働くことができますし、すべての外国人がクリスマス休暇を取得するわけではありません。

ただし、言語に関しては主熟度に個人差があり、言葉の捉え方が違うこともあります。例えば「すぐにやって下さい」と言うと日本人の社員は、遅くともその日中に仕上げますが、外国人の場合は「明日までに終わればいい」と捉えることがあります。

最初のうちは、文化や考え方の違いで誤解や意見のくい違いが生じるのは当然です。何かあればその都度改善していき「互いを認め合える関係を築こう」と呼びかけましょう。

3. 募集方法

募集方法は、外国人雇用サービスセンター(外国人向けのハローワーク)や大学のキャリアセンターでの募集、リクナビ等大手求人サイトも利用できます。また、留学生や海外の大学生向けの求人サイト「GLOBAL LEADER NAVI」「DORAGON GATE」、中途採用の外国人向けサイト「NINJA」「エース」があります。

また、留学生や外国人を専門とした紹介会社もあります。募集時には在留資格の認定条件を踏まえ、求めるスキルには学校での専攻内容や職務経験内容を詳しく記載しましょう。

4. 採用試験

書類審査では学校での専攻内容または担当した職務内容、在留資格、在留資格の期限を確認しながら、在留資格の要件と自社の求める人物像に合うかを審査します。

面接時には必ず、在留カードにて氏名、生年月日、写真、在留資格、在留期限、就労制限の有無、資格外活動許可欄を確認し、中途採用者の場合は前職での在職証明書にて、業務経験年数が申請条件を満たしているかも確認しましょう。

日本語のスキルについては、会話ができても読み書きが苦手な人もいます。筆記試験で日本語の習熟度を確認しましょう。

筆記試験では、社内で使用している交通費清算申請書を手書きで書いてもらうなど、業務に近い形式で行うと就業後のイメージがしやすくなります。

5. 入社に関する準備

  • 労務管理の整備は採用決定後から始め、法改正情報にも注意をしましょう。
  • 海外在住者を採用した場合、多くの企業では在留資格認定証明書を交付する手続きを行っています。手続きには2カ月~4カ月かかります。
  • 日本在住の転職者の場合は、就労資格証明書を取得して在留資格の詳細を確認します。入社前に取得している資格は前職の内容で取得しているため、入社後の在留期間更新許可申請の結果で、資格外活動をさせていたことが判明することがあります。
  • 日本在住で前職と就労内容が異なる転職者や留学生は、在留資格変更許可申請を行います。審査に1カ月~3カ月かかります。入社日に就労できる在留資格に変更できていないと、入社日を延期しなければ不法就労になりますので注意しましょう。 
  • 入国管理法や労働基準法を遵守した契約書(和英両方)の作成
  • 外国人雇用状況届出書の提出
  • 在留カードの申請や在留期間の管理など

6. 住居の準備

住居を会社側で準備をすることがあります。外国人が住んでも良い物件を探し、ゴミ出し等のルールも指導します。なお、日本の家賃や光熱費が高額であることから、多くの企業では外国人労働者の家賃や光熱費を会社負担(一部)で労働契約を交わしています。

7. マニュアルや研修メニューの準備

就業規則、社内ルール、業務マニュアルは和英両方用意します。

日本語のスキルや日本の生活に慣れていない外国人には研修を長めに取り、業務内容や日常生活についての研修や日本語研修等、個々の能力に応じたメニューを作成します。

入社後は定期面談を行って社内外で困っていることがないかヒアリングを行ったり、語学が得意な社員や留学経験のある同性の社員を教育係にしてフォローしましょう。

 

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海外進出に伴い外国人を雇用したい、日本語が話せる留学生が欲しい、と考えている企業も多いのではないのでしょうか。初めて外国人を採用する時に準備すべきことを7点お伝えします。