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採用活動を成功に導く3つのPDCAサイクル

採用活動を成功に導く3つのPDCAサイクル

採用活動は上手くいっていますか? 採用活動の成功は、予定していた人数通りに社員を採用できたことではありません。

採用した社員が活躍できていれば採用活動は成功した、と言えますが予定数採用した社員が入社後すぐに退職していたり、期待通りの活躍ができていなければ失敗になります。

では、採用活動が成功するように業務を管理するにはどうすれば良いのでしょうか。

1. カギになるのはPDCAサイクル

PDCAサイクルという言葉をご存知ですか。
PDCAサイクルは欧米で生産管理や品質管理などを計画的に遂行するために提唱されたものです。
このPDCAサイクルとは「Plan(計画)→Do(実行)→ChecK(評価)→Act(改善)」の4つのプロセスを継続的に繰り返していく管理方法です。
この4つのプロセスの概略は下記の通りです。

  • Plan(計画)
    過去の実績や将来の予測などを反映させた業務計画を作成する。
  • Do(実行)
    Plan(計画)で作成した業務計画を遂行する。
  • Check(評価)
    業務計画通りにDo(実行)されているか検証する。また、Do(実行)をして気がついた業務計画の不備などを洗い出す。
  • Act(改善)
    業務計画通りに業務遂行できない点の対策や、業務計画の改善点を具体化し、次のPlan(計画)へ活かす。

このPDCAサイクルの考え方は生産管理や品質管理だけでなく、さまざまな業務改善に応用することができます。 それでは、実際に採用活動を成功に導く3つのPDCAサイクルをご紹介いたします。

2. 3つのPDCAサイクル

ここからは、実際に採用活動にPDCAサイクルを活用した3つの業務管理方法をご紹介していきます。
まずは、3つのPDCAサイクルの中で1番イメージがしやすくて取り入れやすい方法からご紹介します。

 

<1つの業務を管理するPDCAサイクル>

1例目ですから、具体例を入れながら説明していきます。

まず、1つの業務だとイメージがしにくいので会社説明会に置き換えます。

会社説明会のマニュアルをPlan(計画)に置き、会社説明会が円滑に行われることを目的とします。
Do(実行)は会社説明会のマニュアル通り業務を遂行することになり、Check(評価)はDo(実行)の内容を評価します。

ところが、会社説明会の当日に問題が2つ起きました。

(問題1)会社説明会の開場時間よりも早く学生が集まり、借りていた会場の周囲から注意された。

(問題2)遠方から来た学生が大きな荷物を持ってきたが、荷物置場のスペースを確保していなかった。

採用担当に質問してきた学生の荷物は会場の隅に荷物を置いたが、他の学生は座席近くに荷物を置いたため、通路がせまくなってしまった。 この問題をAct(改善)で検討します。

(問題1の改善点)

説明会の案内状で開場時間より早く集まると近隣の迷惑になることを説明する。
原則、開場時間より早く来ても会場には入れないが、飛行機などの時間の都合で早く来た学生は会場に案内する。ただし、受付は開場時間になってから行う。

(問題2の改善点)

荷物置場のスペースを確保し、貴重品と筆記用具以外は荷物置場を利用できることを受付で案内する。

これらの改善点をPlan(計画)である会社説明会のマニュアルに取り入れ、2回目の説明会へとPDCAサイクルをまわします。
また、今回の問題1と問題2は、説明会以外の筆記試験や面接の時にも起こり得る問題であると判断したため、筆記試験や面接のPlan(計画)にも追記します。 このような方法で他の業務も管理していきます。

 

<採用スケジュールを管理するPDCAサイクル>

慣れてきたらプロジェクトそのものを管理していきます。

採用活動で長期のものは新卒採用ですから、新卒の採用活動を管理してみましょう。

この場合は、採用スケジュールをPlan(計画)に置き、新卒の採用活動が円滑に進むことを目的としてPDCAサイクルをまわしていきます。

Do(実行)は新卒の採用活動になり、Check(評価)はDo(実行)の内容を評価します。 Act(改善)では新卒の採用活動の見直しを行います。

具体的には

  • 会社説明会や面接、内定者フォロー、入社式など予定通り行えたか。
  • 募集ツールの選定について。各ツールの母集団形成の状況や使い勝手の良さ、費用対効果などの検証。
  • 選考日程は学生が集まる日程で行なえたか。内定辞退者が多い選考日程はなかったか。

などを検証していき、次回の採用計画に反映して採用スケジュールを作成していきます。

 

<自社の採用計画を管理するPDCAサイクル>

最後に自社の採用活動をPDCAサイクルで、管理していきましょう。

採用計画をPlan(計画)に置き、自社で活躍できる社員を採用することを目的としてPDCAサイクルをまわしていきます。

ですから、Do(実行)は採用活動と入社後の社員の活躍状況になり、Check(評価)はDo(実行)の内容を評価します。 Act(改善)では入社後の社員の活躍状況を中心に、選考方法などを見直していきます。

入社後の社員の活躍を検証するには数年かかることもあるため、採用した社員の採用当時の採用計画から募集経路、選考過程などがわかるようにレジュメをまとめておきます。 また、入社後の社員の活躍は上司向けのアンケートを実施するなど、社員の活躍状況がわかる資料を集める工夫をしましょう。

いかがでしたか。 PDCAサイクルを活用するコツは目的を明確にすることです。 ぜひ、さまざまな業務にPDCAサイクルを利用して、採用活動を成功に導いていきましょう。

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採用活動は、採用した社員が活躍してこそ成功といえます。今回は、採用活動を成功させるための業務管理方法についてお伝えします。カギになるのはPDCAサイクルです。